Documentación

🚀Primeros pasos

1. Entra a kudibot.com y elige "Crea tu organización". Inicias sesión con tu correo: te enviamos un enlace de un solo uso, sin contraseña.
2. Pon nombre a tu organización, elige el idioma y la zona horaria, y abre Ajustes → Módulos para activar lo que necesitas (Reconocimiento, Standups, Trabajo, RR. HH.).
3. Invita a las personas desde Ajustes → Miembros y acceso, o desde Personas → Agregar persona (con correo de trabajo e "Invitar").
4. Opcional: vincula un servidor de Discord desde Ajustes → Servidor de Discord para usar allí los comandos y las notificaciones. KudiBot funciona sin Discord.

🏢Organización, roles y permisos

Cada empresa es una organización en kudibot.com/app/tu-nombre. El dueño puede cambiar su dirección; los enlaces anteriores siguen funcionando.

Los roles deciden qué ve cada persona: dueño, admin, admin de RR. HH., coordinador y miembro, más los roles personalizados que crees en Ajustes → Roles y permisos. Cada permiso tiene alcance: datos propios, del equipo o de todos. Nadie puede otorgar más de lo que tiene.

Ajustes → Registro de auditoría guarda las lecturas sensibles y los cambios. Ajustes → Datos y privacidad define cuánto se conservan reportes, tareas y registros.

👥Personas

Personas reúne fichas, equipos, ubicaciones, cargos y el organigrama. Agrega campos personalizados en Ajustes → Estructura de RR. HH. e importa personas desde un CSV.

Los campos personales y sensibles (dirección, documentos de identidad, banco) van cifrados y solo los ven la persona y los roles con permiso. Una persona puede pedir un cambio en sus datos; RR. HH. lo aprueba en Aprobaciones.

🗓️Ausencias y asistencia

Ausencias: crea tipos de ausencia, políticas de acumulación y feriados por país en Ajustes → Ausencias. Las personas piden días en la web (Ausencias); quien aprueba decide en Aprobaciones o con los botones de sus mensajes directos de Discord.

Asistencia: en Ajustes → Asistencia elige horas de tareas, marcar entrada y salida, o ambos, y si las semanas requieren aprobación. Se marca la entrada en la web, o saludando ("hola", "buenos días") y despidiéndose con /kudibot en Discord. Las hojas de horas semanales se exportan a CSV para nómina.

🧭Onboarding y offboarding

Crea plantillas de listas en Ajustes → Onboarding, por cargo, departamento o para todos, con tareas para RR. HH., TI, el jefe, un buddy o la persona, y fechas relativas al inicio o al último día.

Inicia el onboarding desde Onboarding: la persona nueva recibe su ficha y una invitación por correo. El offboarding termina su acceso después del último día, cuando todas las tareas estén hechas.

📄Documentos

Sube políticas de la empresa y documentos personales en Documentos. Los archivos van a tu propio Cloudflare R2, Backblaze B2 o Amazon S3 (Ajustes → Almacenamiento), o a un respaldo de 100 MB.

Pide a las personas que confirmen que leyeron un documento, define vencimientos para recibir avisos y crea PDF desde plantillas con campos como el nombre de la persona. Los documentos de quienes salieron se pueden borrar tras el periodo que elijas.

🎯Desempeño

Objetivos con avances, notas de 1:1 con acuerdos, ciclos de evaluación (autoevaluación y del jefe) y feedback. No hay puntajes automáticos.

Cada persona decide en Desempeño → Evidencia para la IA si los borradores de IA de su evaluación pueden usar sus kudos y resúmenes de tareas (apagado por defecto).

📈Reportes

Reportes muestra dotación, ingresos y salidas, rotación, antigüedad, ausencias, horas, onboarding y documentos por vencer, calculados por la plataforma, con un CSV de personas. Los líderes de equipo ven sus equipos.

✨El asistente

El asistente es el botón de chat de la app web y /kudibot en Discord. Responde con los datos de tu organización, solo lo que puedes ver: quién está ausente, tu saldo de ausencias, qué espera tu aprobación, tus horas, kudos y tareas.

También puede proponer acciones (marcar entrada o salida, pedir ausencia). Te pide confirmar cada vez, o puedes elegir "Permitir siempre" y cambiarlo después en Ajustes → Notificaciones. Los managers pueden pedir un análisis; se escribe a partir de hechos con los nombres reemplazados por alias.

Las respuestas pueden incluir listas, tablas y texto en negrita. Un admin activa el asistente en Ajustes → IA.

🔌API y webhooks

En Ajustes → Integraciones crea claves de API con los alcances que elijas (personas, estructura, ausencias, asistencia) y llama a /api/public/v1 con "Authorization: Bearer <clave>". Las claves se muestran una vez y se pueden revocar.

Los webhooks envían eventos firmados (persona creada, ausencia aprobada, onboarding iniciado o completado). Solo se aceptan URL HTTPS públicas.

👏Dar kudos

En la web: Reconocimiento → Dar kudos. En Discord: ejecuta /kudos, elige a un compañero y, si quieres, escribe un motivo.

También puedes hacer clic derecho en un mensaje o usuario y elegir Apps → Dar kudos, o reaccionar con un emoji permitido. No se puede dar kudos a uno mismo ni a bots.

/kudos user:@alice reason:Thanks for the help!
Right click a message or a user → Apps → Give kudos
React to a message with ⭐

⌨️Comandos

/kudos da kudos. /kudistats muestra el ranking. /kudireport abre el formulario de standup. /kuditask registra una tarea (enlace, resumen, tiempo).

/kudime te da un resumen, tus ajustes y un enlace de un solo uso a la app web.

/kudibot es el asistente: haz una pregunta, o saluda y despídete para marcar entrada y salida. Sin texto responde con una frase motivacional.

🔒Privacidad

Discord es opcional. Si lo vinculas, KudiBot solo usa los intents Guilds y Guild Message Reactions y no puede leer tus mensajes.

Los datos se almacenan en América. Los datos personales, las credenciales de almacenamiento y los secretos van cifrados, y el acceso sigue los roles. Mira la página de Seguridad para más detalle.

📢Canales permitidos y límites

Los kudos funcionan en todos los canales por defecto. Para limitarlos, elige "Solo canales seleccionados" en Configuración → Kudos y activa los canales que quieras.

El límite diario de kudos y los emojis para dar kudos por reacción también se configuran en Configuración → Kudos.

📝Standups y resumen semanal

Los miembros usan /kudireport para abrir un formulario corto de standup: ánimo, planes y bloqueos. El trabajo terminado se registra con /kuditask, y el reporte muestra un resumen del último día laboral a partir de esas tareas. KudiBot publica las respuestas en el canal de reportes elegido en Configuración → Reportes y tareas. El texto de los reportes solo se guarda si el servidor activa "Guardar reportes y tareas".

El resumen semanal publica un repaso de los kudos de la semana en el canal que elijas (Configuración → Resumen semanal). Los mensajes programados solo se envían entre 07:00 y 21:00 en la zona horaria del servidor.

/kudireport

📊Analíticas

El Resumen muestra el total de kudos, quienes dan y reciben activamente, un gráfico de kudos por día y quienes más reciben y dan.

El Reporte personalizado filtra los kudos por fechas, quien da y quien recibe, exporta a CSV y, si las recompensas están activas, muestra una columna Ganado. La vista Recompensas muestra lo ganado por ciclo o por fechas a elección, también en CSV.

La pestaña Personas muestra los perfiles de IA de los miembros cuando esa función está activa. Los miembros también ven el ranking en Discord con /kudistats.

💰Recompensas

Las recompensas son opcionales y están desactivadas por defecto. En Configuración → Recompensas define un valor en dinero por kudos con motivo y otro sin motivo. Cada valor puede aplicar a quien da, a quien recibe o a ambos; si el valor con motivo no aplica a alguien, recibe el valor sin motivo.

Los kudos que da el bot automáticamente solo pagan a quien recibe. Puedes fijar un tope opcional por persona. El día de pago se publica un resumen mensual, y los montos aparecen en Discord solo si lo activas.

🤖IA

La IA es opcional y usa la clave propia de tu organización (DeepSeek, Google Gemini, Anthropic u OpenAI), que se configura en Ajustes → IA. Cada función tiene su interruptor y hay un presupuesto mensual de tokens.

Los nombres e ids se anonimizan antes de llegar a la IA y las salidas se revisan. La IA nunca puntúa, clasifica ni compara personas.

Los servidores de Discord vinculados usan los ajustes de IA de la organización.

🌐Idioma

El sitio web y el panel están disponibles en inglés y español; usa el selector de idioma de la barra de navegación.

El idioma del bot en cada servidor se configura en Configuración → General.